NIL har over tiden innarbeidet gode rutiner på budsjettering, regnskapsføring, attestering, fakturering, innbetalinger og utbetalinger. Våre rutiner og overordnede føringer for regnskap og økonomistyring ble nedfelt i NIL økonomihåndbok i juni 2019. Økonomihåndboken skal være retningsgivende for alt økonomiarbeid i klubben og fungere som oppslagsverk for alle som jobber med økonomi.
Styret i NILhar det overordnede ansvaret for NILs økonomi. Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for NILfor å sikre god økonomistyring. Regnskapsførere, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til NIL fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.
For avdelinger og gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten hovedstyrets godkjennelse. Dette innebærer blant annet at det bare er lagets hovedstyreeller bemyndiget personsom eksempelvis kan foreta ansettelser. Den årlige budsjettprosessen vil regulere hva slags kostnader den enkelte avdeling kan forplikte idrettslaget med i budsjettåret.
Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler.
Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:
NIL er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. NILer også pliktig til å følge andre norske lover og regler. Sentrale lover er
NIL utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp for økonomien mellom styremøtene.
NIL utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på NILs årsmøte og følges opp av styret gjennom året. NIL bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle NILs grupper benytter de samme kontoklassene. Budsjett for de enkelte grupper skal alltid godkjennes av hovedstyret.
For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for NIL og på gruppenivå.
Følgende punkter er viktige ved budsjettering i NIL:
Inntekter:
Kostnader:
-Fjorårets(årets) kostnader
-Planlagteaktiviteter for kommende år
-Kontrakter(for eksempel leieavtaler)
Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd.
Ved usikkerhet bruker NIL det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.
For at NIL til enhver tid skal kunne ha oversikt over at det har tilstrekkelig med midler på bankkonto, utarbeider NIL også et likviditetsbudsjett. Likviditetsbudsjettet hjelper NIL å holde orden på likviditetsbeholdningen gjennom året. Likviditetsbudsjettet utarbeides årlig men oppdateres hvert kvartal.
NILer regnskapspliktig og følger regnskapsloven
Fullmakter til konti NIL
Bankkonti disponeres av styrelede r,administrativleder og regnskapsansvarlig.
Regnskapssystem og fakturasystem
NIL bruker Tripletex regnskapssystem hvor alt det vesentligste av bilag oppbevares elektronisk.
Regnskapsbilag
Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens regnskapsansvarligf or bokføring og evt utbetaling. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring. Alle kostnader skal godkjennes av gruppeleder før utbetaling håndteres av regnskapsansvarlig.Godkjennelse pr epost vurderes som tilstrekkelig i denne forbindelse.
Internregnskap for lag/grupper
Regnskapsansvarligbokfører alle kostnader og inntekter med avdelings/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe-og lagsnivå. Detutarbeides et internregnskap for respektive grupper og laghvert kvartal. Når lag-/gruppeleder mottar lagets/gruppens internregnskap regnskapkontrolleres dette mot lagets/gruppens budsjett. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) tarl ag-/gruppeleder kontakt med administrasjonen, økonomiansvarlig eller lag/gruppekasserer.
Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)
NIL avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov). Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels-og gjeldsposter som står i NILs balanse.
Årsregnskap
Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. NILs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele NIL (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger. Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på NILs årsmøte i revidert versjon. NIL utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet. Årsregnskapet og årsberetning er tilgjengelig på NIL sine websider.
Pr 31.12 går NIL gjennom sine regnskap for å:
Økonomiske misligheter
Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm. Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i NIL, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollkomite.
Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent
Alle NILs medlemmer betaler en medlemskontingent. Medlemskontingenten følger kalenderåret og det gis ingen unntak for innbetaling av medlemskontingent.
I tillegg betaler medlemmene trenings- og aktivitetsavgiftavgifter.
Innkreving av kontingenter og treningsavgifter foretas gjennom NIL sine websider på nesoyail.no (Weborg). NIL skal som førstevalg få inn treningsavgifter via funksjonen «påmelding», sekundært via «grupper» på bakgrunn av medlemslistene. Trenere og lagledere har et ansvar for å sende inn oppdaterte deltakerlister til administrasjonen.
Ved avsluttet sesong, vil deltakere som ikke har betalt sine forpliktelser faktureres gjennom Tripletex. Når treningsavgifter går til fakturering, pålegges et administrasjonsgebyr på kr. 79. NIL følger vanlige purre- og inkassorutiner. NIL benytter Totalinkasso AS til inndrivning av ubetalte fordringer.
Offentlige tilskudd og kompensasjoner
Tilskuddstyper og kompensasjoner for NIL er (listen er ikke uttømmende):
- Mva-kompensasjon
- Lokale aktivitetsmidler (LAM)
- Spillemidler til utstyr
- Grasrotandel
- Midler fra ulike stiftelser
Kiosksalg
Ansvarlige for kiosksalget har ansvar for kontantkassen og daglig kasseoppgjør. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og kasseoppgjørskjema fylles ut. Kasseoppgjørsskjemaet fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Kasseoppgjøret legges i safen.
Mal til kassetellingsskjema ligger som vedlegg til økonomihåndboken.
Billett-, lotteri-, parkeringsinntekter o.l.
Ved billettsalg, lotterisalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørsliste fylles ut. Salgsoppgjør skal inneholde dato for arrangement, billetter (lodd etc.) solgt fra nr. til nr., antall solgte billetter og til hvilken pris. Oppgjøret skal signeres av 2 ansvarlige personer og det skal skje på NILs oppgjørsskjema.
Mal til oppgjørsskjema billettsalg ligger som vedlegg til økonomihåndboken.
Salg av varer og tjenester (utgående faktura)
Ved omsetning av varer og tjenester utsteder NIL en utgående faktura. NIL benytter fakturaprogram nevnt i kapittel om Regnskaps- og fakturaprogram.
Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i NIL eller andre som ønsker noe fakturert fra NIL, fyller ut et fakturagrunnlag som overleveres regnskapsansvarlig.
Fakturagrunnlag ligger som vedlegg til økonomihåndboken.
Dugnad
Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av NIL skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er et enkelt lag eller gruppe i NIL som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.
Dersom NIL har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom mva-pliktig omsetning overstiger grensebeløpet.
Merverdiavgift
NIL driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:
- Vanlige medlems- og startkontingenter
- Billettinntekter
- Offentlige tilskudd
- Lotteriinntekter
- Bingoinntekter
- Gaver
- Inntekter ved salg av programmer og kataloger som selges i forbindelse med arrangementer
NIL driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet:
- Sponsorinntekter
- Salg av utstyr
- Kioskvirksomhet
- Salg av varer
Innbetalinger
Innbetalinger som gjøres til NILs bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter eller lignende.
Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie.
NIL benytter Vipps som betalingsmiddel, Vipps skal være foretrukket betalingsmåte ved kiosksalg, dugnadssalg og annet «løssalg». Vipps har følgende Vippskontoer: NIL, Fotball, Tennis, Håndball, Friidrett, Seiling, NIL Tennisshop.
Kjøp fra leverandører
Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av NIL. NIL har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig).
Inngående faktura
Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise. Alle fakturaer skal være stilet til NIL. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.
Utgiftsrefusjoner
Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på NILs standard utgiftrefusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til NILs fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres.
Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på.
Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.
Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til NILs økonomihåndbok.
Varekjøp
Alle varekjøp skal godkjennes av to personer (se kapittel om Inngående faktura).
For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører NIL varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er NILs standardiserte varetellingsliste som skal benyttes.
Varetellingslisten skal leveres regnskapsansvarlig i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.
Varetellingsliste ligger som vedlegg til NILs økonomihåndbok.
Kjøp av utstyr og eiendeler
For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører NIL utstyrs- og eiendelsoversikt.
Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er NILs standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.
Oversikten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.
Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:
Utbetalinger
Alle utbetalinger skal signeres elektronisk av minst 2 personer i nettbanken. Styrets leder, administrativ leder og regnskapsansvarlig har mulighet til å foreta utbetalinger.
NIL har en brukskonto, en høyrentekonto og en skattetrekkskonto. Alle kontoer står i NILs navn - private kontoer benyttes ikke.
Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings-/prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på.
Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på NILs totalregnskap.
Lønnssystem
NIL benytter Tripletex som lønnssystem.
Kontrakt/avtale
Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i NILs fullmaktmatrise (se kapittel om Regnskap).
NIL har standardiserte kontrakter og en felles lønns- og godtgjørelsespolicy som er godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres på NILs kontor. Årlig lønnsjustering godkjennes i hovedstyret i desember og gjelder fra januar påfølgende år. Personer som har faste eller midlertidige ansettelsesforhold meldes inn i AA-registeret.
Mal for arbeidsavtale, og alle arbeidsavtaler, ligger tilgjengelig i Admincontrol, et verktøy som NIL bruker for oppbevaring og lagring av dokumenter og avtaler.
Lønnsutbetaling
Alle lønnsutbetalinger foretas fra administrasjonen/økonomiansvarlig, og alle utbetalinger skal være dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. Det blir samtidig generert en avsetning for feriepenger som lønnsmottaker vil motta neste år, eller evt ved avslutning av arbeidsforhold om dette avtales.
Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister. Timelister skal godkjennes av 2 ansvarlige personer før utbetaling. Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme.
Antall ansatte i NIL overstiger grensen for obligatorisk tjenestepensjon og NIL har opprettet OTP-ordning for sine ansatte.
For hver lønnskjøring/utbetaling skal dette godkjennes i tråd med NILs fullmaktmatrise, se kapittel om Regnskap.
Mal for timelister ligger som vedlegg til NILs økonomihåndbok.
Skattefri lønnsutbetaling
NIL registrerer alle lønnsutbetalinger i lønnssystemet. Utbetalinger som ikke overstiger skattefri grense (pr 01.01.19 kr 10 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt.
Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn.
All lønnen er arbeidsgiveravgiftpliktig når NIL overstiger beløpsgrensene for dette (se kapittel om arbeidsgiveravgift).
Utgiftsgodtgjørelse
Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000 pr 01.01.19) til dekning av et medlems merkostnader er ikke opplysningspliktig eller skattepliktig.
Utbetalinger som overstiger grensebeløpet er oppgavepliktig.
NIL registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i lønnssystemet og innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås.
Bilgodtgjørelse
Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse iht statens satser uten at det medfører skatteplikt.
NIL benytter standardisert reiseregning som signeres av mottaker og attesteres i tråd med fullmaktsmatrise (se kapittel om Regnskap) før utbetaling.
Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute.
Reiseregning ligger som vedlegg til NILs økonomihåndbok.
I store idrettslag er det ofte mange personer som mottar bilgodtgjørelse, og ved løpende lønnsinnberetning av alle bilgodtgjørelser sikrer man at hovedregelen blir fulgt. Man trenger således ikke etterkontrollere gjennom året om noen går over grensen.
Dommerregninger
Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en standardisert dommerregning som viser dato, dommerens fulle navn, beløp og eventuelt dommerens signatur for mottak av pengene.
De ulike særforbundene har ulike rutiner og systemer for godkjenning og utbetaling av dommerregninger.
Dommerregning ligger som vedlegg til NILs økonomihåndbok.
Arbeidsgiveravgift
Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger i hver enkelt gruppe overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Hver enkelt gren/gruppe/avdeling har eget «styre» og spesifisert regnskap.
NIL har engasjert ekstern revisor.
Alle organisasjonsledd som har engasjert registrert eller statsautorisert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer.
Kontrollkomiteen skal påse at:
• idrettslagets midler er anvendt i henhold til lover og bestemmelser
• idrettslagets midler går til de aktivitetene som årsmøtet har fattet vedtak om
• idrettslagets økonomiske disposisjoner er i samsvar med idrettslagets egen lov
• idrettslaget har økonomisk kontroll internt
• årsregnskapet og delårsrapporter gir et rettvisende bilde av idrettslagets drift
Kontrollkomiteen har arbeidsoppgaver som strekker seg utover hva engasjert revisor uttaler seg om og derfor må utføre egen informasjonsinnhenting og kontroller utover engasjert revisors arbeid, særlig med hensyn til de tre øverste punktene i listen over.
Kontrollkomiteen går gjennom NILs regnskap minimum en gang per år.
Mal til kassetellingsskjema
Mal til oppgjørsskjema billettsalg
Fakturagrunnlag
Fullmaktmatrise for innkjøp
Fullmaktmatrise for attestering
Standard utgiftrefusjonsskjema
Varetellingsliste
Standardisert utstyrs- og eiendelsoversikt
Lønns- og godtgjørelsespolicy
Mal for arbeidsavtale
Mal for timelister
Reiseregning
Dommerregning
Klubbens økonomi baserer seg i hovedsak på inntekter fra medlemskap, treningsaktiviteter og events.
Nesøya Idrettslag har vedtatt følgende prinispper for betaling:
